Egy megbeszélés végén akkor lesz valódi előrelépés, ha mindenki pontosan tudja, ki mit csinál és mikorra. Kérdezni és e-mailt írni már tudsz, az utolsó leckében pedig megnézzük, hogyan oszthatjátok el a következő lépéseket, és hogyan foglalhatod össze őket írásban.
Egy megbeszélés végén így búcsúztok el. Mi hiányzik ebből a lezárásból ahhoz, hogy valóban elkészüljön a feladat?
Három fontos dolog marad tisztázatlan: ki vállalja a feladatot (I'll handle… vagy Can you take care of…?), pontosan melyik részt kell javítani, és mikorra (Let's aim for Friday. a bizonytalan soon helyett).
A központi gondolat
Érdemes azt is rögtön megbeszélni, mikor egyeztettek újra a haladásról (Let's touch base on Monday.), így a feladat nem kallódik el.
Feladatok elosztása és írásos összefoglaló
Nézd meg, hogyan zárja le Anna és Tom a heti projektmegbeszélést, és hogyan osztják el a következő lépéseket:
A hívás után egy kétmondatos összefoglaló a közös chatcsatornában (in the channel) mindenkinek rögzíti a megállapodást:
I'll vagy going to a megbeszélésen?
Egy megbeszélésen az I'll (I'll handle the invoices., I'll send a short recap…) gyakori, ha most vállalsz el valamit vagy ígéretet teszel, a going to (Next, I'm going to test it.) pedig egy szándékot vagy tervet emel ki. Ha szeretnéd részletesebben is átlátni a jövő idejű szerkezetek rendszerét, nézd meg a Hogyan beszélünk a jövőről? (Angol rendszerben) leckét.
Mini diagnózis
A megbeszélés végén felajánlod, hogy te intézed a számlákat. Melyik mondattal vállalod el a feladatot?
Az I'll handle the invoices. elvállalja a feladatot. A Can you take care of… a másiktól kér valamit, a Who's going to… pedig arra kérdez rá, ki fogja megcsinálni.
Egészítsd ki a mondatot („Én megkeresem az ügyfelet.”):
Ha személyt vagy ügyfelet keresel meg újra, a follow up után a with elöljárószó áll.
Rakd sorrendbe a szavakat („Ki vezeti a holnapi hívást?”):
Az alanyra kérdező Who's (Who is) után a going to lead és a tomorrow's call következik.
Éles helyzetben: egy megbeszélés elejétől a végéig
Most próbáld ki egyetlen összefüggő helyzetben mindazt, amit a harmadik egység négy leckéjében tanultál!
- lépés (Helyzetjelentés): A heti projektmegbeszélés elején Anna megkérdezi: How's your part of the project going? Válaszolj neki: írd meg, hogy elkészültél az első változattal (the first draft), még a dizájnon dolgozol (the design), és utána tesztelni fogod.
A három lépés (I've finished the first draft., I'm still working on the design., Next, I'm going to test it.) világos képet ad arról, hol tartasz.
- lépés (Közbeszólás és pontosítás): Tom a költségvetésről beszél, és pénteki határidőt említ, de nem világos, melyik péntekre gondol. Szólj közbe udvariasan (Sorry to interrupt, but…), és kérdezz rá, hogy jövő péntekre gondol-e (next Friday).
A Sorry to interrupt, but… udvariasan szót kér, a just to clarify, do you mean next Friday? pedig pontosítja a határidőt.
- lépés (Következő lépések): Tom válaszol: Yes, next Friday. A hívás végén elosztjátok a feladatokat. Mondd el, hogy a számlákat te intézed (the invoices), kérd meg Tomot, hogy intézze el a diákat (the slides), és javasold, hogy hétfőn beszéljetek újra.
Az I'll handle the invoices. elvállalja a saját részedet, a Can you take care of the slides? kéri a másik feladatot, a Let's touch base on Monday. pedig hétfői egyeztetést javasol; Tom válasza teszi ezt megállapodássá.
- lépés (Követő e-mail): Tom így válaszol: Sure, I'll take care of the slides. Monday works for me. A megbeszélés után írsz neki egy rövid e-mailt: köszönj, írd meg, hogy a hívásotok után küldöd az összefoglalót (the summary), foglald össze, hogy te intézed a számlákat, ő a diákat, és hétfőn egyeztettek; kérd meg, hogy küldje el a számokat (the numbers) jövő péntekig, és zárd le az e-mailt.
Az e-mail rögzíti a feladatelosztást és a hétfői egyeztetést, a by next Friday pedig megtartja a pontosított határidőt.
Záró próba: egy teljes projekthét
Most nézd meg egyetlen helyzetben, hogyan áll össze mindaz, amit a kurzus három egységében tanultál!
A héten új csapattárs érkezett, Sam, akivel közösen dolgoztok az új weboldalon. Kedden egy szerverhiba miatt csúsztatok, de az IT megoldotta a problémát. Péntek reggel írsz egy rövid e-mailt Samnek: köszöntsd a csapatban, mutatkozz be röviden (projektasszisztens vagy); szólj neki (Just a heads-up:), hogy a hibát megoldották; írd meg, hogy elkészültél az első változattal (the first draft); kérd meg, hogy küldje át a diákat (the slides) délután 3-ig; és javasold, hogy hétfőn beszéljetek újra.
Ebben a néhány rövid mondatban mindhárom egység tudása benne van: a bemutatkozás (I'm a project assistant.), a rendszerhiba lezárásának továbbadása (just a heads-up: the issue has been resolved), a helyzetjelentés (I've finished the first draft.), a kérés és a határidő (Could you send me the slides by 3 p.m.?), valamint a következő lépés (Let's touch base on Monday.).
Gratulálunk, végigértél a kurzuson! Most már be tudod mutatni a munkakörödet és az aktuális projektedet, tudsz időpontot és határidőt egyeztetni, rövid chatüzenetet és világos e-mailt írni, késést jelezni, értesítéseket és hibabejelentéseket kezelni, valamint magabiztosan beszámolni, kérdezni és következő lépéseket egyeztetni egy angol nyelvű megbeszélésen.
Gyakorolj tovább
A helyzetjelentések és megbeszélések fordulatait tovább gyakorolhatod a Giving a Progress Update szógyűjteménnyel.
Ebben a kvízben pedig próbára teheted, mennyire biztosan választod ki a megfelelő munkahelyi e-mail-fordulatokat:
Email English at Work Opens the quizVidd magaddal
Ha egyetlen dolgot viszel magaddal ebből a leckéből, ez legyen az: egy megbeszélés végén mindig tisztázzátok, ki mit vállal (I'll handle…, Can you take care of…?) és mikorra (Let's aim for Friday.), majd küldj róla egy rövid írásos összefoglalót (To recap:).