Világos munkahelyi e-mail

Egy jó munkahelyi e-mailből már a megnyitás pillanatában látszik, miről szól, és mit kérsz a címzettől. Rövid chatüzenetet már írtál az első egységben, most megnézzük, hogyan építs fel egy világos, udvarias e-mailt a tárgymezőtől az elköszönésig.

Your turn

Az ügyfelednek, Lisának írsz e-mailt a költségvetésről, akivel már hónapok óta együtt dolgoztok. Melyik első mondat illik legjobban a Hi Lisa, megszólítás után?

Dear Madam, I am writing to inform you about the budget. I'm writing about the budget for the new website. Send me the budget numbers by Friday.

A központi gondolat

Ha egy megbeszélés után küldöd át az összefoglalót vagy az ígért fájlt, az első sorban a Following up on our call, here's… („A hívásunk után küldöm…”) teremti meg a kapcsolatot.

Két tipikus e-mail: kérés és megbeszélés utáni összefoglaló

Nézd meg először sorról sorra, hogyan épül fel egy rövid e-mail, amikor egy kollégától kérsz adatokat a költségvetéshez:

A második e-mail egy hívás után küldi el az összefoglalót az ügyfélnek, és egy kérdést is feltesz:

Mitől lesz beszédes a tárgymező?

Az egyszavas tárgymezők (Budget, Question, Update) helyett érdemes már a tárgyban megnevezni a konkrét témát és a kérést. Így a címzett a postafiókjában azonnal látja, miről van szó, és mikorra kell válaszolnia:

Quick question about the deadline

Egy gyors kérdés a határidőről

Updated budget: please review by Thursday

Frissített költségvetés: kérlek, nézd át csütörtökig

Mini diagnózis

Your turn

Rakd sorrendbe a szavakat („Szólj, ha kérdésed van.”):

any questions if you have please let me know

Check Start over

Your turn

Egészítsd ki a mondatot („A hívásunk után küldöm az összefoglalót.”):

Following on our call, here's the summary.

Check

Your turn

Alakítsd át a túl hivatalos mondatot egyszerű, mindennapi munkahelyi mondattá I'm writing about kezdettel („A költségvetés miatt írok.”):

I am writing with regard to the budget.

Check

Your turn

Alakítsd át a hosszabb, hivatalosabb kérést rövid kérdéssé Could you kezdettel („Elküldenéd a számokat péntekig?”):

I would appreciate it if you could send me the numbers by Friday.

Check

Your turn

Írj egy rövid e-mailt a csapattársadnak, Annának: köszönj neki, írd meg, hogy a költségvetés (the budget) miatt írsz, kérd meg, hogy küldje el a számokat (the numbers) péntekig, tedd hozzá, hogy szóljon, ha kérdése van, és zárd le az e-mailt.

Show answer

Vidd magaddal

Ha egyetlen dolgot viszel magaddal ebből a leckéből, ez legyen az: már a tárgyban és az első sorban nevezd meg a témát (I'm writing about…), a kérést pedig tedd fel egyszerű kérdésként határidővel (Could you send me the numbers by Friday?).